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ビジネスマンなら、自分のやるべきことを管理するためのツールとして「ToDoリスト」を使っている人が多いかと思います。
しかし、実際のところ、ToDoリストを作ったはいいけど、予定通りにタスクをこなせていないという事態に陥っていませんか？
はっきり言いましょう。タスク管理をToDoリストで行うのは今すぐやめてください。今回は、ToDoリストよりもタスクを管理しやすい方法をご紹介します。
これで、あなたも今日から「タスク管理」だけではなく、「タスク”処理”」の達人です！
ToDoリストの最大の欠点
タスク管理はToDoリストで行なっているという人も多いでしょう。実際、ToDoリストを作ることで、自分の抱えているタスクを目に見える形にすることができるようになります。
しかし、それでも「ToDoリスト」で整理したタスクを”処理できない”という事態が頻発するのか。それは、ToDoリストに決定的に欠けているものがあるからです。
その欠点とは、「具体的にそのタスクをいつ行動に移すか」という視点です。
重要なのは期限ではなく、いつやるか
「いや、ToDoリストにも期限を書く欄がある」という人もいるかもしれません。確かに、ToDoリストには必ず「期限」を記載する欄が用意されています。
ですが、期限はあくまで「デッドライン」であり、実際にそのタスクをいつやるかまでは明確になっていないことがほとんどではありませんか？
人は確かに期限がないと行動しませんが、期限しかない状態では、ほぼ確実に「期限ギリギリになって手をつける」ことになります。
このように切羽詰まってからタスクをこなすのではなく、余裕を持って仕事を完了させるためには「期限」よりもむしろ明確に「いつやるか」を決めることが大切なのです。
タスク管理はToDoリストよりもスケジュール帳を
そこでオススメなのが、タスクをToDoリストではなく、直接スケジュール帳に書き込むという方法です。
スケジュール帳であれば、いつまでにという期限で書き込むことは難しいです。つまり、スケジュール帳にタスクを落とし込む場合は必然的に「この日のこの時間帯でこのタスクを処理しよう」という具体的な「いつやるか」を決めることになります。
例えば、あるタスクを「今週中に」処理する必要があるという場合、多くの人は今週の終わり側になって慌ててそのタスクに取り掛かることになります。
ところが、同じタスクをスケジュール帳で「水曜日の14~16時に処理する」というように、いつやるかという観点で落とし込むことで、計画的に余裕を持ってタスクを処理できるようになるのです。
スケジュール帳でタスクを管理する３つのメリット
個人的にはタスクを管理する際に、ToDoリストを使うのではなくスケジュール帳を使うことをおすすめします。
ここからは、その根拠となる、スケジュール帳でタスクを管理する３つのメリットをご紹介します。
いつやるかが明確になる
タスクをスケジュール帳で管理する最大のメリットは、前述したように曖昧な期限ではなく、明確な日時を定めてタスクを処理する時間を決められることです。
スケジュール帳に書き込んでおけば、あらかじめ指定した日時に、そのタスクに取り掛かることはそこまで難しいことではないでしょう。
さらに、タスクを処理する時間の幅があらかじめ決められているため、「この時間内に処理しなければ」というタイムプレッシャーの効果も働くので、より集中して効率的にタスクをこなすことができるようになります。
ダブルブッキングを防げる
スケジュール帳でタスクを管理するという方法は、思わぬ予定のダブルブッキングを防ぐという利点も備えています。
スケジュール帳を一目見れば、何日の何時にどんな予定が入っているかが一目瞭然でわかるので、新しいタスクを入れる際も、確実に他のタスクと被らない時間帯に予定を埋め込むことができます。
フリーランスの人であれば、複数の依頼主と納期の取り決めや、打ち合わせを組むことも多いでしょうから、予定のダブルブッキングは絶対に避けたいところですよね。
仕事での信頼関係を失わないという点でも、スケジュール帳によるタスク管理は一役買っているということです。
予定が狂った際の反省がやりやすい
いくらタスクを処理する日時を決めたとはいえ、ときには予定通りに進まないこともあるでしょう。
ある程度予定に狂いがあるのは仕方ないにしても、どうすれば次は予定通りにタスクを処理できるかを考えるというのは非常に大切です。
ですが、ToDoリストの場合は、この反省がなかなかやりにくいのです。おそらく、多くの人は期限内に間に合わなかったタスクに関しては、その場で期限を書き換えるだけで終わるのではないでしょうか？
その点、スケジュール帳であれば、その前後の予定や１週間の自分の行動などを振り返って、「今週は飲み会を入れすぎたから、タスクの処理が間に合わなかったんだな」といった分析が簡単にできます。
このように「スケジュール通りに行動できなかった時の自分のパターン」をこまめに分析することで、自分自身のスケジュール管理能力も飛躍的に高めていくことができます。
タスク管理はGoogleカレンダーがオススメ！
タスクをスケジュール帳で管理する際は、実際に手書きをするタイプでもいいのですが、個人的にはGoogleカレンダーをおすすめします。
スケジュールの内容ごとに色を変えることが簡単にできる上、予定の変更（リスケ）に関してもすぐさま対応できるのは、デジタルカレンダーならではの長所です。
また、ときには複数のメンバーで運営するプロジェクトなどに参加することもあるでしょう。その際、メンバーとカレンダーを共有することで、無駄な連絡といった手間を極力省くこともできるようになります。
さらに、パソコンとスマホで連動させることができるので、新しい予定ができたときに、その場ですぐにカレンダーに追加できるの点も素晴らしいです。
ビジネスマンであれば、すでにGoogleカレンダーを利用している人も多いかと思いますが、もしもまだ使ったことがないという人は、ぜひ一度試して見てください。
