【生産性up!】仕事の効率を高める完璧な準備3つのポイント!

自分の描いたスケジュールが粉々に打ち砕かれ、「重要でなく緊急な用事」に振り回されるワークスタイルなんてもうやめにしませんか?

この記事では、30分間の投資で仕事の生産性をあげ、ストレスをなくし、幸福感に包まれる新時代の仕事術をご紹介します。

処理しても処理してもタスクが一向に減らないと悩むそこのあなた!もう、「無駄な仕事」に振り回される人生に別れを告げましょう。

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いきなり仕事に取り掛かるのはやめなさい

仕事 帰宅 定時

1日の最初に仕事を始める際、いきなり仕事に取り掛かるのは今すぐやめましょう。

そのような仕事の仕方をしていると、突発的な急用や思いがけないミスなどの処理対応に追われて、「あなたにしかできない本当に大事な仕事」が後回しになってしまうのですから。

30分。たった30分を「仕事前の準備」に当てることで、あなたがこれまで1週間かけて行っていた仕事を1日でこなせるようになります。

あなたの仕事効率を爆発的に高め、周りから「あいつは仕事ができるな」と思われたい人にだけ、この”秘密”の仕事術をこっそりとお教えしますね!

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仕事の前にやりたい事前準備3つのポイント

仕事 準備

これからは毎日、仕事を始める前に30分の時間をとって「3つの事前準備」を行ってください。

ここでは30分と言っていますが、慣れてくれば10分で事前準備を完了させることができます。

また、この準備には生産性の向上に加え、「ストレス軽減効果」もあることが心理学の研究によって明らかになっています。

今日、最低限こなすタスクを書き出す

まず最初にやるべき準備は、「最低限のタスクを書き出す」という準備です。最低限のタスクとは、「今日中に必ず仕上げるべきタスク」のことをいいます。

具体的には、今日やるべきタスクの中から優先度の高いタスクを3つ選び、それだけは絶対に今日中に終わらせるべき「最低限のタスク」に設定しましょう。

その際は、「無理なくこなせる範囲でできるタスク」を最低限のタスクにするのがお勧めです。

このように、最低限こなすべきタスクを決めておくと、たとえその他のタスクが数多く残っていたとしても、「今日やるべきことは全てやりきった」という達成感で仕事を終えることができます。

逆に「最低限のタスク」が決まっていないと、いくらタスクをこなしたところで「こんなに頑張ったのに、まだこんなにタスクが残っている」というストレスを抱えることになるでしょう。

心理学の研究によって、仕事の疲れは「やったこと」ではなく、「やり残したこと」が原因で引き起こされることがわかっています。

バッファを設ける

多くの人がやりがちな仕事のやり方として、1日のスケジュールをぎっしり埋め込むというものがあります。

しかし、あなたも気づいているように、1日にスケジュールが完璧にうまくいくことなどあり得ません。思ったよりも仕事に時間がかかることもあれば、上司やクライアントから急な仕事を頼まれることだってあるでしょう。

このようなイレギュラーな予定で、仕事の計画が崩れると、かなりのストレスになります。そこでおすすめなのが、あらかじめスケジュールに「バッファ」を設けておくという方法です。

言い換えると、スケジュールにあえて「何も予定を入れない時間」を設けておき、予想外の仕事やトラブルに柔軟に対応できるようにしておくということです。

仕事の柔軟性を高めるバッファの設け方については、「私たちの”予定”は、なぜいつも予定通りにならないのか」という記事で詳しく解説しているので、仕事の予定に追われてストレスを抱えている人は必ず読んでおきましょう。

終わりの時間を決める

1日の仕事を始める前に、「仕事を終わらせる時間」をあらかじめ決めておくことは非常に大切です。

というのも「パーキンソンの法則」と言って、人には仕事に与えられた猶予を全て使おうとする習性が備わっているからです。

例えば、「一時間以内にお願いします」と言われた仕事があれば、ほとんどの人は一時間以内になんとか仕事を終わらせるでしょう。しかし、「これ、明日までにお願いします」と言われた仕事は、大抵明日まで放置されることになります。

仕事を始める前に「今日は19時までしか仕事をしない!」のように終わりの時間を決めることで、ダラダラ癖を追い払い、集中して仕事に取り組めるようになります。

仕事前の準備で得られる3つのメリット

仕事 準備 コーヒー

これまでに、仕事を始める前にやるべき3つの準備についてご紹介しました。しかし、なぜわざわざ30分という時間を割いてまで、このような事前準備をする必要があるのでしょうか?

その答えはもちろん、事前準備をすることでより効率的かつストレスなく仕事に取り組めるようになるからです。

具体的には、仕事前に事前準備をすることで、以下のようなメリットがあります。

  • 何をやるかで悩まなくなる
  • 自己コントロール感を得られる
  • 重要なタスクを処理できる

それぞれのメリットについて、詳しく見ていくことにしましょう。

何をやるかで悩まなくなる

実は仕事のロスタイムの多くは、1つの仕事を片付けて次の仕事に取り掛かるまでの間で生まれています。

「さあ、一仕事終えた!次はどのタスクを処理しようかな?」

まさにこの「次に何をやるか」を考える時間が時間の無駄につながっているのです。

その点、仕事前の準備の段階で「最低限やるべきタスク」を決めておけば、少なくともこれらのタスクを全て処理するまでは「次はどのタスクに取り掛かろうか?」と悩むことはなくなります。

結果的に、仕事中のロスタイムを減らし、1日にこなせる仕事量を最大化することができるようになります。

自己コントロール感を得られる

人はたとえ難しい仕事であっても、「自分でやると決めた」ことに関してはモチベーションを高く保つことができるもの。

1日の最初にある程度、自分で仕事の予定を組み立てることで、「自分で自分のスケジュールをコントロールしている感覚」を得ることができます。

ポジティブ心理学の研究によると、このような「自分で自分をコントロールしている感覚」が、その人の幸福度を高め、結果的にストレス軽減や仕事の効率化に繋がるのです。

たとえ、突発的な仕事が舞い込んできても、あらかじめバッファの時間を設けておけば、自分の予定が大きく崩れることはありません。結果的に、急な仕事やトラブルにもイライラせずに、柔軟に対応できるようになります。

重要なタスクを処理できる

多くの人は、将来的に自分にとってメリットの大きい「重要なタスク」が大切であることはわかっていても、ついつい「緊急のタスク」ばかりに時間を割いているのが現実です。

その原因の1つは、1日の予定を立てずに「目の前にある仕事」だけをこなしていることです。

仕事前に「最低限今日やるべきタスク」を決める際に、最低でも1つは「緊急ではないが重要なタスク」を盛り込むようにしてみてはいかがでしょうか?

目先の仕事だけにとらわれず、もっと長期的な視点でタスクを選ぶことで、「仕事に追われて本当に大事なことが全くできていない」という焦燥感から会報荒れるでしょう。

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仕事前30分の準備で、圧倒的な成果を!

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今回は、「仕事を始める前にやって起きたい準備」についてご紹介しました。

一見、非効率的に思える「準備」ですが、これをやるかやらないかで、その後の仕事のスピードが圧倒的に変わってきます。

特にこの方法は、「仕事の準備に費やす時間なんてない!」と思っている人や、普段から大量のタスクを抱えてストレスを感じている人にこそ効果がある方法です。

まずは明日だけでもいいので、「仕事前の準備」を実践してみてください。仕事に集中し、ストレスも感じなくなり、自分の人生を自分でコントロールしている幸福感を感じられるようになりますよ!

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