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ビジネスマンとしての永遠の課題と言っても過言でないものに、タスク管理があります。タスク管理を制する者は仕事を制する。このように筆者は感じています。
筆者自身も金融機関で働いていた経験がありますが、仕事ができる人に共通して言えることとして、タスク管理が完璧にできる人です。
今この記事を読んでいるあなたも、明日からすぐにできるタスク管理の方法をお伝えしていきますので、是非実践してみてください。
ビジネスにおけるタスク管理とは
タスク管理とは別名ToDo管理とも呼ばれています。ビジネスにおける『タスク』とは仕事を小さく区切ったもののことを言います。
そのためイメージとしては、1ヶ月後までにプレゼン資料を作らなければいけないとします。プレゼンをするまでにやらなくてはいけないこととして
- 全体の構成を考える
- ゴールの設定
- テーマの設定
- 情報の整理
- 構成の構築
- 上司への確認
- 修正
- 発表
大まかに分けてもこのくらいの作業量があります。このようにプレゼンと一括りにしても、細かく分けるとやらなくてはいけないことが明確になります。
この1つ1つをどのような時間配分で完成させていくのかを考え、日程を区切っていく工程をタスク管理と呼びます。
なぜビジネスにタスク管理が必要なのか
タスク管理は自分自身の仕事を管理する上でも必要な能力ですが、マネジメントする上ではもっと必要な能力になります。
重要度の高い仕事や、低いもの、重要度は高いけど緊急性は低いものは、高いもの。ビジネスマンにおいて必ずしも遭遇したことのある問題だと思います。
緊急性や重要度の考え方から、上司にお叱りを受けた方もいるのではないでしょうか。そのようにならないためにもタスク管理は必要になってきます。
自分の管理が出来ていない人がマネジメントをすることは出来ません。まずは自分の管理からということを意識していきましょう。
タスク管理が上手くできていない人の特徴
タスク管理の重要性は前項までに認識して頂けたと思います。もしくはそれ以前からタスク管理が重要だということは知っているという方もいるでしょう。
しかし、実際に仕事をしてみるとタスク管理が出来ていない人が沢山います。これは社会人のビジネスマンもそうですし、アルバイトをしている学生にも共通して言えることです。
自分がやらなくてはいけない仕事の全体像を把握していない
タスク管理をする上で大切な考え方に物事の大枠を捉える必要性があります。
例えるなら、あなたはこれから幼稚園生でも解けるような迷路をやるとします。あなたはどのような手順で迷路を進めていきますか？
ほとんどの人が、スタートとゴールの位置を確認をして、両方から逆算し、どのようにすれば最短でゴールに進めるかを考えると思います。
しかし、いつまで経ってもゴールできない人はスタートからしか考えません。とりあえず進めてみる。行き止まりに遭遇したら別のルートを探す。
ビジネスにおいても同じことが言えます。タスク管理ができる人はまずやらなくてはいけないことを1つの括りとして捉えます。そしてゴールを確認し逆算して考えていく。
実はタスク管理とは幼稚園生でも当たり前に出来ることの延長線だったのです。
目の前のことで手一杯になっている
これはほとんどの人が遭遇したことのあることなのではないかなと思います。
ビジネスマンは常に仕事に追われています。そんな時に重要度や、緊急性の高い仕事が急にやってくると周りが見えなくなってしまうことはよくあります。
そんな時こそタスク管理が普段から出来ている人と出来ていない人の差が顕著に表れるのです。
それではなぜ目の前のことで手一杯になってしまっているのでしょうか。この答えは簡単です。答えは、仕事を大枠として捉えていないからです。
前項で説明している通り、タスク管理をする上で一番必要なことは、仕事を大枠で捉えるということだったのです。そのように捉えることで、目の前の仕事も細分化することが出来ます。
ビジネスで今すぐ使えるタスク管理術
緊急度と重要度のマトリクス
この方法は、名著『7つの習慣』でも紹介された手法です。緊急度と重要度の軸で仕事を4分割にします。
- 右上：重要かつ緊急
- 右下：緊急だが、重要ではない
- 左上：重要だが、緊急ではない
- 左下：重要でも、緊急でもない
このように仕事を1つ1つに細分化し、目に見える状態にします。そうすることによって今すぐにやらなくてはいけないことを明確化します。
ここで1つ重要なことは、右上の重要かつ緊急なことは誰でもできます。しかし、右下の緊急だが重要ではないということを後回しにしてしまうことがあるので注意してください。
エッセンシャル思考
この方法は、大事な仕事以外取り組まないという考え方です。あなたがタスク管理をできなくなっているのには、大量の業務量に起因する可能性もあります。
そんな時に活用できるのが、このエッセンシャル思考です。書籍『エッセンシャル思考』で紹介されている方法では重要度90点以下の仕事は切り捨てると紹介されています。
この基準を定めるのにはある程度の経験や知識が必要不可欠になるので、実際に採用するかはあなた次第ですが、大量のタスクとして、
- 大量のコピー
- 書類送付
などが挙げられます。このような仕事は手の空いている人に依頼する。方法としては現状あなたが抱えている仕事を書き出す。そして優先順位を作り取捨選択をしていきます。
まとめ
今回はビジネスマンに必要不可欠なタスク管理についてまとめていきました。タスク管理はビジネスにおいて基本です。
まずは気になったものを試してみましょう。筆者が実践していたのは、緊急度と重要度のマトリクスです。おすすめとしてはノート1ページを4分割します。そしてタスクを1つずつ付箋で張り付けていく方法です。
そのタスクが終わったら付箋を外す。仕事をしていると急に仕事が増えることも多々あります。その時はまた付箋に書いて張るということをしましょう。
まずはやらなくてはいけない仕事を大枠で捉えて、仕事の細分化をしていく。これを徹底してあなたもビジネススキルを向上させていきましょう。
