リモートワークな組織のwebミーティングの進め方とツールを紹介!

「リモートワークが始まったけど、全然慣れない…」「今まで通りのミーティングで良いのか?」「むしろリモートでミーティングってどうやるの…?」などと頭を抱えてはいませんか?

リモートでのミーティングは、会議室という一つの空間に皆が集まってするミーティングとは、進め方や注意すべき点などが、全く異なります。

そこで今回は、リモートワークでのミーティングの進め方使用した方が良いツールに関して説明しています。最後には議事録の作成方法も紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

(アイキャッチ画像出典:https://unsplash.com/photos/idmvPhF8t4E)

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リモートワーク(remote-work)とは

出典:https://unsplash.com/photos/DJ7bWa-Gwks

リモートワークとは、仕事場所を会社に捉われず、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、様々な場所で遠隔で仕事をする勤務形態のことを指します。

  • リモート(remote)…遠隔で
  • ワーク(work)…働く

皆がそれぞれ別の場所で仕事をしている分、日常的にコミュニケーションを取る機会が無くなります。

コミュニケーションが取れなくなると、相手の感情や意図していることが分からなくなり、トラブルの原因になりかねません。

その重要な問題であるコミュニケーション不足を、質の高いミーティングによって補いましょう。

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リモートワークで効果的なチームミーティングの進め方

出典:https://www.pexels.com/photo/photo-of-people-near-wooden-table-3184418/

リモートワークでのミーティングは、通常の皆が一つの空間に集まり行うミーティングと同じように進めてはいけません。

何故なら、人はその場の空気感や緊張感などに左右されやすいため、今までのミーティングでは発言していた人も発言しにくくなるからです。

以下はリモートでミーティングをする際に意識すべき進め方です。一つずつ説明していきますね。

リモートでのミーティングで意識すべき点と進め方
  1. 開始前に議題を共有し、なぞる
  2. 開始時刻の5分前には参加可能にしておく
  3. 先に共有のみで済む事項を話す
  4. 発言者以外ミュート&全員の意見を聞く

ミーティングの進め方①開始前に議題の共有し、なぞる

出典:https://unsplash.com/photos/WC6MJ0kRzGw

まず、ミーティングが始まる前に、ミーティングで共有したい事項や議論したい事項をまとめた議題を作成し、共有しておきましょう。

リモートでのミーティングの場合、1人が理解出来ていない時にその説明に時間がかかりやすいため、1人の理解の遅れが全体の遅れに繋がる可能性が高くなります。

事前に議題を共有しておくことで、その可能性を下げることが出来るでしょう。

また、「何について議論したいのか」や「何を目的としてミーティングを行うのか」が分かっていると、各自がミーティング前に準備をしてくることができます。

議題の例
  1. 【報告】先週のミーティングから今日までの活動報告(各自)
  2. 【報告】○○株式会社の商談の件
  3. 【議論】お客様からの「〜〜」という声に対してどのような対策が効果的か
  4. 【報告】来週のミーティングまでの活動予定報告
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ミーティングの進め方②開始時刻の5分前には参加可能にしておく

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リモートでの作業を続けていると、他愛も無い余談や議題に関係の無い仕事の話をする機会が少なくなります。

「余談は無駄だ。必要ない。」という意見もあるかと思いますが、その余談が個人間のコミュニケーションを生み仕事に関する気づきを与えるのです。

そのためミーティングの開始予定時刻の5分前には、各自がミーティング参加できるようにしておきましょう。

その5分間は「○○は大変だったね〜」とか「△△の調子はどう?」などのフリーなコミュニケーションタイムとして確保しておくと良いですね。

ミーティングの進め方③先に共有のみで済む事項を話す

出典:https://unsplash.com/photos/hjwKMkehBco

ミーティングの冒頭は、議論を必要としない共有事項のみを話すようにしましょう。

何故なら、リモートのミーティングの場合、ネット上では繋がっていても、実際にいる場所は、各自が心地よいと思っている場所にいる可能性が高く、集中力が欠けた状態になっていることが予想できるからです。

そのため、通常の同じ空間に集まって行うミーティングよりも、緊張感が薄くなります。特にミーティングが始まってすぐでは、仕事の脳へ切り替えることが出来ない人もいるでしょう。

ミーティングの始めに共有事項、つまり話を聞き、理解するだけの話から始めることで、徐々にエンジンがかかり、意見が出やすくなります。

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ミーティングの進め方④発言者以外ミュート&全員の意見を聞く

出典:https://unsplash.com/photos/qnWPjzewewA

対面で話すような通常の会話でも、発言の際にタイミングが被ることが多々ありますよね。

リモートでのミーティングでは、他の人が話始める雰囲気などが伝わって来ないため、発言のタイミングが被りやすくなります。ミーティングがスムーズに進むように、発言する人以外は全員ミュートにしましょう。

また、他の人が発言するタイミングが分からないため、発言することを躊躇ってしまう人もいるでしょう。

そんな場合を考慮して、議論をする際には1人1人名前を呼び、意見を求めるようにすると、発言しやすくなります。

進行役の準備でミーティングの質が決まる

出典:https://unsplash.com/photos/MYbhN8KaaEc

前述しているミーティングの進め方を読んでいただければ分かるように、リモートでのミーティングの質を良い物にするためには、ミーティングの進行役の人の準備にかかっています。

リモートワークは作業効率や無駄な時間の排除、健康被害防止に繋がりますが、ミーティングに関しては、事前に準備しなければ質がぐんっと下がってしまいます。

ミーティングで進行役を務める人は、より良いミーティングになるようにしっかりと準備をしましょう。

また、ミーティングを効率よく行うために、会社などの組織やチームなどに合った、webミーティングツールを導入することも重要です。以下からお勧めのミーティングツールを紹介していきます。

リモートワークで助かるミーティングツール①zoom

出典:https://unsplash.com/photos/KzUsqBRU0T4

zoom(ズーム)は、アメリカを中心に利用されているビデオ通話ツールです。無料版でも使える機能が十分に揃っていることから、個人間のビデオ通話でも利用されています。

ワンクリックで繋がることができる手軽さや、3名まで無料で通話し続けることができる点から、日本でもぐんっと利用者が増加しました。

zoomの機能・特徴
  • ワンクリックでweb会議に参加が可能
  • 録画や録音、画面共有などの機能が無料プランでも利用できる
  • カレンダーと同期しスケジュール管理も可能
  • Slackとの連携により、コミュニケーションがスムーズに
  • バーチャル背景設定を利用すれば、資料説明が容易に

企画のプレゼンやセールスなどではなく、情報交換や議論を目的としたミーティングであれば、無料版のzoomで十分でしょう。

しかし、無料版の場合、4名以上の通信では40分の時間制限があるので、注意が必要です。

リモートワークで助かるミーティングツール②V-CUBE

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/3363774?title=%E3%83%93%E3%83%87%E3%82%AA%E9%80%9A%E8%A9%B1%E3%82%92%E3%81%99%E3%82%8B%E7%A4%BE%E4%BC%9A%E4%BA%BA

V-CUBE(ブイキューブ)は、HD対応しており高画質なのが特徴です。

自分のPC画面上に表示される共有されている画像・資料相手の顔を映し出している枠サイズや場所を自由に設定できるため、よりリアルに近いコミュニケーションを取ることが出来ます。

接続方法も簡単で、V-CUBEを導入していない人ともワンタッチで接続することが出来ます。

V-CUBEの機能・特徴
  • HD対応で映像がより明るく綺麗に
  • 世界最新・最高レベルの映像・音声技術を新規に採用
  • ポート制とID制の使い分けが可能
  • 必要に応じて様々なカスタマイズが可能
  • ミュートにしながらアンケートで意思表示

V-CUBEは、資料が綺麗に映り聞く側の表情なども分かりやすいため、画質を重視するような製品のプレゼンをする際には、最適なwebミーティングツールです。

リモートワークで助かるミーティングツール③Whereby

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/3286602?title=%E3%83%8E%E3%83%BC%E3%83%88%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3%E3%81%A7%E3%83%8D%E3%83%83%E3%83%88%E4%BC%9A%E8%AD%B0

Whereby(ウェアバイ)は、一度会議に参加できるURLを発行すると、何度でも繰り返し利用できるのが特徴のwebミーティングツールです。

繰り返し利用可能であれば、毎回URLの共有をしなくて済みますし、メモ機能を用いれば議題の共有をWhereby内で行うことが出来ます。

また、利用しているツールが海外の製品だった場合、外国語で問い合わせを行わなければなりませんが、Wherebyは株式会社Hashikakeが日本語の対応を行っています。

そのため、外国語で問い合わせをするという労力が掛からず、簡単に問題が解消されるでしょう。

丁寧な議事録の作成方法

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/3190997?title=%E4%BB%95%E4%BA%8B%E4%B8%AD%E3%81%AE%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E3%83%9E%E3%83%B336

通常、リアルで顔を合わせて行うミーティングでも議事録をとるのが一般的ですが、リモートでミーティングを行う場合は、より丁寧に作成するようにしましょう。

何故なら、ミーティング中に内容の聞き漏れや電波障害があった場合、多くの人が「ミーティングを中断させて確認をしよう」とは思わないからです。

1対1の通話であれば良いですが、複数人でのミーティングでは、尚のこと「自分だけのために時間を取らせてはいけない」という意識が強くなり、「後で確認すれば良いか」と考えてしまいます。

そのため、分かりやすい議事録を作ることで、後々になって質問されたり、重要なことを理解していなかったり、という事態を避けることが出来ます。

丁寧な議事録の作成方法
  1. 日付・時間・参加者名・ミーティングの目的を記載する
  2. 議題を記載する
  3. ※挙がった案に誰が発案者なのか明記する
  4. ※懸念点や感情的な意見を記載する
  5. ※重要である部分を強調する
  6. 各個人の次回までのタスクや業務を記載する
  7. ※「分からない事・聞き損じたことはその場で担当者に質問する事」と記載する

※リモートでミーティングをするにあたって、特別必要な部分を太文字にしました。

まとめ リモートワークでのミーティングは重要な要素

出典:https://unsplash.com/photos/lqPLmYD_MO8

今回は、リモートワークでミーティングを行う際の進め方と、組織やチームに合ったwebミーティングツール丁寧な議事録の作成方法についてご紹介しました。

コミュニケーションや情報共有、メンバーとの議論など、リモートでのミーティングに求められる重要性はかなり高いかです。

そのため、より質の高いミーティングを行うには、ミーティングの進行役の準備が必要不可欠です。ぜひ、今回紹介したミーティングの進め方やツールなどを参考にしてください。


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