リモートワークとは?導入に必要な準備からステップを詳しくご紹介!

近年、働き方改革が進められ、リモートワークやテレワークという言葉を頻繁に耳にするようになりました。しかし、実際リモートワークとは何なのかを正確に理解している人は少ないのではないのでしょうか。

リモートワークを導入することには様々なメリットがあり、この記事で詳しく解説しています。この記事を読んでリモートワークに関心を持ったのであれば、ぜひ導入の検討をしてみてください。

リモートワークをさらに細分化し、一つ一つ詳しく解説している記事もご紹介しているので、気になった記事があれば、ぜひ併せてご覧ください。

(アイキャッチ画像出典:https://www.pexels.com/photo/woman-wearing-tank-top-sitting-by-the-window-920381/)

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リモートワーク(remote-work)とは

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リモートワークとは、仕事場所を会社に捉われず、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、様々な場所で遠隔で仕事をする勤務形態のことを指します。

  • リモート(remote)…遠隔で
  • ワーク(work)…働く

リモートワークは、場所を選ばずに仕事をすることができるので、オフィスから離れた場所に住む人材を採用することも可能ですし、業務が効率化されることも分かっているため、業績向上に貢献する業務形態と言えます。

また、リモートワークは働き方改革により、国や様々な自治体から、助成金や補助金が出ており、今推進されている働き方の一つです。

助成金などを利用すれば、リモートワークの導入へのハードルも低くなります。

また、助成金に関しては以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ検討してみてください。

リモートワーク・テレワークで受給できる助成金の申請方法と注意点

2020年5月18日
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リモートワークとテレワークと在宅勤務の違いとは

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リモートワークと同じような意味で用いられる『テレワーク』と『在宅勤務』ですが、具体的にリモートワークとは何が異なるのでしょうか。一つずつ語源から遡り、解説をしていきます。

リモートワーク

前述している通り、リモートワークは、「remote…遠隔で/離れた」と「work…仕事」の二つの単語からなる造語です。

しかし、実際に「リモートワーク」という言葉が使われ始めてから、あまり時間が経っていないため、正確な定義や使い分けが存在しないのが現状です。

リモートワークは、プロジェクト単位の仕事をする場面でよく使われます。例えば、エンジニアやデザイナーは、それぞれチームで仕事を行い、プロジェクトを完了させますが、同じ場所で仕事をする必要がありません。

テレワーク

テレワークは、「tele…離れた所」と「work…仕事」の二つの単語からなる造語です。意味自体は「リモートワーク」と変わりません。

そして語源は1970年代のアメリカだという説が濃厚です。当時はオイルショックの影響もあり、自宅で仕事をすることで環境汚染から身を守っていました。

日本にテレワークが導入されたのは1980年代で、少子高齢化が問題視され、自社で働いている女性が妊娠すると退職することが当たり前だった時期です。

貴重な女性の人材が、30歳くらいを目処に退職してしまう現状を解消しようと、働きながら育児や家事を行えるようにするために導入されました。

在宅勤務

実は、在宅勤務は、「テレワーク」の一部分のことを指します。テレワークには『自宅で仕事をする』『カフェやラウンジなどで仕事をする』『オフィスとは離れたセカンドオフィスで仕事をする』の3種類があります。

そして、在宅勤務とは、その中の『自宅で仕事をする』を単語にしたモノなのです。

つまり、在宅勤務はテレワークであることが前提であり、テレワーク向けに設けられている助成金や補助金は、在宅勤務であっても受給することが出来ます。

在宅勤務の意味としては、文字通り、自宅で業務を行い勤めることなので、場所の縛りが無いリモートワークやテレワークとは違う意味の言葉になります。

リモートワークのメリット

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日本でも様々な会社でリモートワークの導入を進めています。それにより、売上や仕事の効率がアップしたとのデータも多く上がっています。

では、リモートワークには、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

頻繁に挙げられるリモートワークを導入することのメリットを3つまとめました。一つずつご紹介していきます。

リモートワークのメリット
  • コストを削減できる
  • 社員のワーク・タイム・バランスが整う
  • 社員のストレスが軽減される

コストを削減できる

リモートワークを導入することで以下のコストを削減することが出来ます。

コストカット可能な項目
  • 社員の交通費
  • 社員のデスクスペース
  • コピー費用
  • その他雑費 など

社員一人一人が出社する必要が無いため、出社する際にかかる交通費デスクスペースなどのコストを削減することが出来ます。

また、リモートワークの場合、情報共有はネット上で行われるので、コピーにかかる費用お茶などの消耗品のコストも削減が可能です。

社員のワーク・ライフ・バランスが整う

リモートワークでは、育児や家事と並行して、仕事をすることが出来たり、自分の生活に仕事を合わせることが出来たりするので、ワーク・ライフ・バランスが整うとされています。

また、生活を豊かにすることで、より仕事の効率が上がったり、ストレスから開放されたり、業績が伸びたりすることが分かっています。

ワーク・ライフ・バランスとは…「仕事がうまくいけば、生活が潤い、生活が充実すれば、仕事が捗る」と言った、相乗効果のこと。

社員のストレスが軽減される

会社やオフィスに出社している社員のほとんどは、朝の通勤時のラッシュを経て、出社してくるでしょう。

この通勤ラッシュは、社員に多大なるストレスを与え、業務への集中力やヤル気などを減退させています。

リモートワークを導入することで、このようなストレスから退避することができ、業務への効率化が期待できるのです。

また、この他にもリモートワークを導入することのメリットがあります。詳しくは下の記事で紹介しているので、ぜひ一緒にご覧ください。

リモートワークのメリットと理由を例を含めて詳しく解説!

2020年5月7日
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リモートワークのデメリット

出典:https://unsplash.com/photos/Pe4gh8a8mBY

リモートワークのメリットを前述しましたが、新しい仕組みを導入する際には、必ずデメリットが存在します。

もちろん、リモートワークを導入することにもデメリットはあり、一つ一つに対策が必要になります。

頻繁に挙げられるリモートワークを導入することのデメリットを3つまとめました。一つずつご紹介していきます。

  • コミュニケーション不足になる
  • 情報漏えいのリスクがある
  • 管理すべき項目が増える

コミュニケーション不足になる

リモートワークでは、チーム全体が物理的に離れているので、コミュニケーション不足になりやすくなります。

そのため、チャットツールやweb会議ツールを用いて、定期的に意見交換したり、現状の報告をしたりする仕組みが必要になるでしょう。

情報漏えいのリスクがある

今まで会社やオフィスなどで仕事をしていた際は、重要な情報は社内から出ることが、ほとんどありませんでした。

しかし、リモートワークを導入することで、重要な情報もネットを通じて、皆に共有しなければなりません。

そのため、社員が人為的に漏えいさせなくても、情報が漏えいしてしまう可能性が高くなるのです。

リモートワークを導入するのであれば、セキュリティの見直しや改善が必須になるでしょう。

管理すべき項目が増える

今まで出社をし、会社で仕事をしていた際には、通常デスクにいるので、サボったり、多く休憩をとったりすることは出来ませんでした。

しかし、リモートで仕事をする場合は、社員一人一人を監視することが出来ないため、業務時間内にサボっていたとしても、分かりません。

リモートワークを導入すると、このような管理の仕組みに関する課題が多く上がってくるでしょう。

今まで用いてきた、管理ツールや仕組みが通用しないことも多々あります。リモートワークに関する管理には、見直しが必須になるでしょう。

また、この他にもリモートワークを導入することのデメリットは存在します。詳しくは下の記事で紹介しているので、ぜひ一緒にご覧ください。

想定すべきリモートワークのデメリットとは?対応策も一緒にご紹介!

2020年5月7日

また、上記のようなリモートワークのデメリットを把握した上でリモートワークの導入を考える際には、しっかりとした準備が必要です。

次の章からは、リモートワークを導入する際に準備すべき物をご紹介します。

  1. PC環境・ネット環境の準備
  2. 各種ツールの準備

リモートで仕事を始める際に準備する物①PC環境・ネット環境

出典:https://www.pexels.com/photo/business-computer-connection-contemporary-450035/

リモートワークを行う際には、社員一人一人のPC環境やネット環境をチェックし、仕事を行える環境であるかを確認しなければなりません。

近頃では、スマートフォンやPCなどの機器を会社側で負担するのではなく、各々が所有しているデバイスを活用して仕事をするBYODを採用し、よりコストを抑える会社も多くなりました。

しかし、BYODを採用するには社員それぞれが、仕事をするのに十分な作業環境を整えられるかが重要です。

BYODとは…「Bring Your Own Device」の頭文字を取った造語であり、自分のデバイス(スマートフォンやPCなど)を持ち込むという意味。

また、社員が各々で所有しているデバイスを仕事の業務に活用すること。

『パソコン』と『ヘッドセット』、『webカメラ』に関しては以下の記事で詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

リモートワークにヘッドセットは必須!?必要性とオススメの商品をご紹介!

2020年5月7日

リモートワークに適したパソコンスペックと周辺機器・その他設定を解説!

2020年5月7日

リモートワークに最適なwebカメラ3選と選ぶポイント4つを紹介!

2020年4月29日
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リモートで仕事を始める際に準備する物②各種ツール

前述しましたが、リモートで仕事をする際には、コミュニケーション不足に陥りやすくなり、また管理する項目が増えることで仕事が複雑化しやすくなります。

そのため、リモートワークで用いられることを前提に開発されたツールの中から、自社にあったものを採用するなどの準備が必須になるでしょう。

ツールは様々な会社が開発しており、それぞれ強みが異なります、

リモートワークを導入する際に採用すべきツールは以下の8つです。

採用を検討すべきツール
  • チャットツール
  • グループウェア
  • オンライン商談ツール
  • 営業支援システムツール
  • クラウドPBX
  • プロジェクト管理ツール
  • web会議ツール
  • 勤怠管理ツール

以上の8種のツールについては、以下の記事で詳しく説明しています。また、8種ツールの中でも特にオススメのツールを2つずつ紹介していますので、ぜひご覧ください。

リモートワークに有効なツール16選!【個人・中小〜大手企業向け】

2020年4月29日

以上の準備が住んでからリモートワークを導入していきましょう。。具体的な手順についてご紹介していきます。

  1. 知識を集める
  2. ツールを実際に導入し仕組みを作る
  3. 試行と検証を行う

リモートワークを導入するステップ①知識を集める

出典:https://unsplash.com/photos/rxpThOwuVgE

まず、リモートワークを導入するにあたって、『今までの導入事例やネットに対する知識などを集めること』が必要になります。

なぜなら、社員を管理する側がネットに対して知識を持ち合わせていないのであれば、あらゆる問題を解決していくことも、先読みし予防しておくことも、出来ないからです。

デメリットの見出しで紹介したような『予想可能な課題』に対しては事前に対処するために、知識を蓄えておきましょう。

リモートワークを導入するステップ②ツールを採用し仕組みを作る

出典:https://unsplash.com/photos/AmEeEB1g3XQ

リモートワークを導入するステップの2つ目は、『採用したツールを用いた仕組みを作ること』です。

前述した通り、リモートワークでは、ネットやクラウドを通して管理することが増えるので、あなたの会社に合ったツールを採用する必要があります。

しかし、採用したツールを導入した後は、仕組みまで綿密に作らなければなりません。場合によっては、仕組みを確認できるように社員向けの資料を用意した方が良いでしょう。

また、ツールを導入し、仕組みを作り、社員に共有し、社員が使いこなす、までをスムーズに行えるように、リモートワークを実施する前から仕組みを取り入れておくと良いでしょう。

リモートワークを導入するステップ③試行と検証を行う

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2962834?title=%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E3%82%A4%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%82%B8%E2%80%95%E3%82%B9%E3%83%86%E3%83%83%E3%83%97%E3%82%A2%E3%83%83%E3%83%97

リモートワークを導入するステップの3つ目は、『試行と検証を行うこと』です。リモートワーク導入初期の頃は、今までと同じような成果を出すことが、極めて困難になることが予想されます。

なぜなら、社員のほとんどは、会社やオフィス以外の場所で仕事をすることの経験がないため、今までと同じ効率で仕事をすることができなくなるからです。

例えば、会社内で仕事をしていた際に、上司に相談があれば上司のデスクまで行き、話をするだけで相談することが可能でした。しかしリモートワークの場合、チャットで連絡をし通話の日時を決めなければなりません。

そのため、リモートワークを完全に導入する前に週2日間で導入するなどし、徐々に社員に慣れさせ、その過程で浮かび上がった課題に対して、解決策を講じていくのが良いでしょう。

まとめ

出典:https://unsplash.com/photos/Ib2pdxR8fY0

この記事では、リモートワークについての説明実際にリモートワークを導入する際に必要な知識に関してご紹介しました。

今までの業務形態をリモートワークに変える際には、様々なメリットとデメリットが存在します。あなたの会社に合わせた対策を練り、対応するようにしましょう。

また、リモートワークを導入するにあたって、必要な物やツールに関して、別の記事を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。


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