タスク管理が苦手な人向け!「3の法則」で強制的に優先順位をつけろ!

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ビジネスマンに避けられないのが、タスク管理です。ToDoリストやスケジュール帳でタスク管理を行っては、「本当にこれでいいのだろうか」と不安になる人も多いのでは?

そこで今回は、タスク管理が苦手な人でも明確に優先順位をつけて、”重要なタスク”を優先的に処理できるようになるためのとっておきの考え方をご紹介します。



タスク管理の肝は”優先事項”の決め方

表彰台 トロフィー ランキング

タスク管理について調べると、どの本やサイトでも必ず書いてあるのが「優先順位をつける」というやり方です。

確かに、現代社会では情報が溢れており、自分の労働時間だけでは処理しきれないほどのタスクが積み重なっていることが多い中で、全てのタスクを消化するのは不可能です。

となると、やはりその中で「重要なもの」から優先的に手をつけるという方法は、当たり前とはいえ建設的な考え方と言えます。

とはいえ、それくらいは、ビジネスマンであれば、当然心得ていることと思います。問題は、タスク管理が苦手な人にとって、この優先順位をつけるのが難しいという点ではないでしょうか?

全てのタスクが重要に見えてくる…

タスクは多かれ少なかれ、いつかは手をつけなければならないものです。そういう意味では、「重要ではないタスク」など存在しないことになります。

だからこそ、全てのタスクが「重要」に思えてしまい、優先順位をつけるのが難しくなってしまうのです。また、そもそも「どのタスクが重要か」などは、実際にやって見なければわからないということも多いもの。

だったらいっそのこと、「自分がワクワクできるタスク」を勝手に重要なタスクにしてしまうというのはいかがでしょうか?

誰でも確実に優先順位をつけられる3の法則!

Todoリスト タスク

例えば、自分がいくつかのタスクをこなして1日を終えた時の心境を考えてみるとわかりやすいでしょう。

もしも、ただ単に「すぐにできるから」というだけで手をつけたタスク(緊急のタスク)しか処理をしていなかった場合、1日の終わりに果たして「達成感」を感じられることはないでしょう。

逆に、本当に意味のあるタスクに手をつけた1日の終わりには、「今日は自分が成長した!」という達成感を味わえるはずです。

このように1日の終わりの振り返って「達成感」を感じられるタスクを見つけるのに最適なのが「3の法則」です。

「3の法則」に従った優先順位の決め方

3の法則に従って、優先順位のタスクを決める際は、以下の手順に従います。

1日のはじめに”1日の終わりに達成していたい3つのタスク”を考えて紙に書き出す

週のはじめに”今週の終わりに達成していたい3つのタスク”を考えて紙に書き出す

その日、その週は、紙に書き出した3つのタスクに焦点を当てる

この手順でタスクの優先度を決めることで、1日の終わりに「今日はタスクはこなしたけど、なぜか充実感がない」ということは今後一切無くなります。

「3の法則」を使う際の”3つ”のポイント

3 錨

「3の法則」に基づいて、今日優先するべきタスクを決める際は、3つほど押さえておきたいポイントがあります。

このポイントをないがしろにしてしまうと、本来であれば達成感を味わえるはずの「3の法則」が無意味になってしまう可能性があります。

よって、今日のタスク、今週のタスクを決める際は、必ずこれらのポイントを踏まえた優先順位を決めることが大切です。

達成度が客観的に判断できる

達成感を味わえるかどうかは、「自分が決めたタスクを達成できたかどうか」によって決まります。

ということは、自分が取り組むタスクに対して、「自分はこのタスクを達成できたかどうか」が明確である必要があるということになります。

例えば、今日はたくさん本を読むというタスクをこなせたかどうかは、曖昧で主観的にしか判断できません。一方で、今日は本を50ページ読むことをタスクにすれば、誰が見ても達成したかどうかが一目瞭然でわかります。

このように数字を使って、そのタスクをこなせたかどうかが客観的に判断できるタスクを設定することが大切です。

自分の最終ゴールに直結している

達成感を感じられるタスクには、「自分の最終ゴールに直結している」という特徴があります。

例えば、自分の企画を通すという最終ゴールに対して、「デスク周りを綺麗にする」というタスクは、ほとんど関係していないと言って良いでしょう。

この人はおそらく達成感どころか、1日の終わりに「デスクを綺麗にするのに時間を使って、肝心の企画書の準備が全く進まなかった」という絶望感を感じることになるはずです。

達成感を感じられるタスクを決める際には、必ず「自分の最終ゴールに直結している」かどうかを踏まえる必要があります。

締め切りが明確になっている

1日、1週間の重要タスクを決める際は、必ず「(何曜日の)何時まで」にタスクを終わらせるかをあらかじめ決めておく必要があります。

締め切りを設けておくことにより、万が一タスクを処理できなかった場合にも「なぜ、時間内にタスクを処理できなかったのか」といった反省をすることができます。

締め切りを明確に設けずに「今日中に終わらせればいいんでしょ」と考えていると、ダラダラと先延ばしにする癖がついてしまいます。

先延ばしに「達成感」はあり得ません。たとえ、タスクを時間内に終わらせられなくても、締め切りがあることで「反省」して自分に足りない点を洗い出し、結果的に「今日も成長した」という達成感を味わうことができるのです。

「3の法則」で、充実した毎日を送ろう

夕焼け 達成感

今回紹介した3の法則は、特に自分が抱えているタスクがどれも重要に思えてしまうという人にオススメの方法となっています。

3の法則は、重要なタスク=達成感のあるタスクと定義しているのが特徴です。というのも、よく言われているように本当に重要視するべきなのは「緊急ではないが、重要なタスク」です。

今までのタスクを振り返ると気づくと思いますが、実は重要ではないタスクはどれだけこなしても心からの達成感を感じることはありません。

つまり、1日の終わりに達成感を感じられるタスクというのは、そのまま優先するべき重要なタスクということになるのです。

「今日(今週)の終わりに達成感を感じられるようなタスクは何か」

これを意識して、日々のタスクの優先順位をつけることで、あなたは確実に成長を感じられるようになるはずです。

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